特殊訂單（Special Orders）使用說明書

本說明書對象：營運、業務、客服、零售、總部主管
系統位置：Dawu → 商品管理 → 特殊訂單
需要權限：管理特殊訂單（special_orders.manage）
更新日期：2026-06-04

目錄一、特殊訂單是什麼二、系統位置與進入路徑三、客戶類型與綁定四、新增特殊訂單（手動）五、CSV 批次匯入六、特殊訂單列表七、詳情頁八、狀態與生命週期九、與調撥單整合（規劃 / 採購視角）十、鎖定規則十一、權限說明十二、常見問題

一、特殊訂單是什麼

特殊訂單是大武在 ERP（CosmosERP）的銷貨單以外，另外獨立建立的臨時需求單。每一筆就是在記「哪位客戶 / 會員，要 哪個商品，幾個，哪天要，送到 哪個地點」。

常見的使用情境像是：客訂、員購、試做品、樣品、活動備品這類，沒有走正常 ERP 訂單流程的需求。

系統本身不會去分「客訂 / 員購 / 試做品」這些類別，每一筆特殊訂單就只是「一個商品 + 數量 + 客戶 + 需要日期 + 需求地點」。上面那些分類只是幫你舉例，讓你知道什麼時候該用它，系統裡並沒有這些欄位。

特殊訂單 vs 銷貨單 vs 預測

需求來源	從哪來	會整箱圓整嗎
銷貨單	ERP 客戶訂單	—
特殊訂單	在大武另外獨立建立（也就是本說明書講的）	不會，數量填多少就是多少
預測量	系統根據歷史 + 天氣 + 模型推算出來	會（依政策湊成整箱）

你建好的特殊訂單，會被調撥單（補貨）的規劃流程抓進去，系統會幫你預留庫存、安排調撥。它跟一般常備補貨不一樣的地方在於：客製 / 特殊訂單的需求數量會照原本填的算，不會被湊成整箱。

二、系統位置與進入路徑

頁面	進入路徑	用途
特殊訂單列表	/special-orders	搜尋、篩選，再點進各筆單
新增特殊訂單	/special-orders/new	一列一列手動建立
CSV 匯入	/special-orders/import	一次補登很多筆 / 批次匯入
單張詳情	從列表點任一筆	看內容、編輯、做狀態操作

你也可以直接在客戶（據點）詳情頁或會員詳情頁，點「查看特殊訂單」或「新增特殊訂單」，這樣系統會自動幫你帶入這位客戶 / 會員，省得再找一次。（要有管理特殊訂單權限，才看得到這兩個按鈕）

三、客戶類型與綁定

每一筆特殊訂單都一定要綁一位客戶，而客戶分成兩種客戶類型：

客戶類型	意思	客戶 ID 填什麼
據點	配送客戶，也就是一般的 B2B 客戶	客戶代碼（legacy_cust_id）
會員	零售會員	會員 ID

需求地點（送到哪）

「需求地點」就是這筆貨最後要送到的倉別 / 門市：

代碼	地點
00	主倉庫（中央倉）
01	屏東
02	潮州
03	恆春
04	東港

你填的客戶 ID 一定要是真的存在的，系統會去比對據點 / 會員主檔；只要查不到，系統就會把這筆擋下來，並提示「location '…' was not found」或「retail member '…' was not found」。

四、新增特殊訂單（手動）

一列一列手動建立，是平常最常用的作業方式。你建的時候，系統會自動記下是哪位員工建立的。

進入路徑： 列表頁點「新增特殊訂單」 → /special-orders/new

每一列要填的欄位

欄位	必填	說明
客戶類型	是	選據點或會員
客戶 ID	是	填客戶代碼 / 會員 ID，必須是存在的
需求地點	是	填 00 / 01 / 02 / 03 / 04 其中一個
商品代碼	是	必須是存在、而且是「可調撥」的商品
需求數量	是	要填整數，而且要大於 0（不能填小數）
需要日期	是	格式 YYYY-MM-DD，表單會預設帶今天
外部參考	否	用來對應外部單號 / 客製單號
預計到貨日	否	也就是 ETA
備註	否	用來寫這筆是做什麼用的

建立步驟

進到 /special-orders/new
在右側的「客戶搜尋」選好客戶類型，輸入客戶 ID 或名稱查出來，確認是不是你要的對象
在右側的「商品搜尋」找商品（順手看一下徽章顯示的是「可調撥」還是「不可調撥」）
到左側的「直接建立」，把每一列的欄位填好
如果要一次建很多筆，就點「新增一列」（它會幫你複製第一列，並沿用需求地點和需要日期）
最後點「儲存」

商品一定要是「可調撥」的：如果搜尋時顯示「不可調撥」，或是儲存時跳出「product '…' is not transfer eligible」，就表示這個商品照調撥政策被排除了，沒辦法用它建特殊訂單。

新建好的特殊訂單，狀態一律從「開啟」開始，建立來源會記成「手動」，同時記下是哪位員工建立的。

五、CSV 批次匯入

如果要一次補登很多筆，就用 CSV 匯入會比較快。進入路徑： 在列表頁點「開啟 CSV 匯入」 → /special-orders/import

必要欄位（CSV 標題列）

欄位	說明
`customer_type`	客戶類型，填 location 或 retail_member
`customer_id`	填客戶代碼 / 會員 ID
`destination_warehouse_code`	需求地點，填 00～04
`product_code`	商品代碼
`qty_requested`	需求數量，要填大於 0 的整數
`needed_by_date`	需要日期，格式 YYYY-MM-DD

選填欄位

external_ref（外部參考；如果你的檔案用的是舊欄位 custom_order_id，系統也會自動對應到這裡）
note（備註）
expected_arrival_date（預計到貨日）

舊的標題也讀得進來：requester_type / requester_id（就是客戶類型 / 客戶 ID）、還有 qty_needed（就是需求數量），系統都能對應。

匯入的每一列，都會跟手動建立走完全一樣的檢查（客戶要存在、商品要可調撥、數量要是正整數…）。如果少了必要的標題，系統會提示像是「import file is missing customer_type」；如果還沒選檔案就送出，會提示「請先選擇要匯入的 CSV 檔案。」匯入成功的單，建立來源會記成「CSV 匯入」。

六、特殊訂單列表

進入路徑： /special-orders

搜尋與篩選

篩選	說明
關鍵字搜尋	可以用訂單 ID、SKU、客戶或參考編號來找
客戶類型	看全部客戶，或只看據點 / 會員
客戶 ID	只看指定的某一位客戶
商品代碼	只看指定的某個 SKU
需求倉別	填 00～04
Forecast Job ID / TO ID	找出關聯到某個預測工作 / 某張調撥單的特殊訂單
狀態勾選	八種狀態都能勾（預設只顯示前六種，已結案、已取消這兩種預設不會出現）
逾期	只看需要日期已經過了、但還沒結束的單
缺少 ETA	只看還沒填預計到貨日的單
尚未關聯批次	只看還沒被任何調撥批次抓走的單

排序與卡片內容

列表的排序方式是：逾期的排最前面 → 接著照需要日期由近到遠 → 同樣日期時再照更新時間由新到舊。

每張卡片上會顯示：訂單 ID、狀態、逾期 / 缺少 ETA 徽章、商品代碼·名稱、客戶（可點進去）·客戶類型、需求地點、需要日期、需求數量、預計到貨日、外部參考、最新關聯批次（可點進去）、更新時間，還有建立員工。

畫面上看到的訂單 ID 是被截短過的（例如「…S5BGTH7」），系統內部其實是用完整的 ID 在處理。

七、詳情頁

在列表點任一筆，就會進到詳情頁。詳情頁分成下面這幾個區塊：

區塊	內容
摘要	訂單 ID、客戶（含類型）、員工、需求地點、商品代碼·名稱、需求數量、需要日期、預計到貨日、到店時間 / 到店數量、取貨時間 / 取貨數量、預計取貨截止日、外部參考、建立來源、備註，以及（若有）取消原因 / 結案原因
編輯	直接在這裡修改（如果被批次鎖住，欄位會變灰，詳見第十章）
批次連結	看這筆被哪些調撥批次 / 調撥單抓走，會列出各項數量，也有「重新開啟餘量」按鈕（詳見第九章）
狀態操作	會根據目前的狀態，列出你現在能按的狀態按鈕（按取消 / 結案時會附上原因欄）
稽核資訊	建立時間、員工、更新時間、更新者

八、狀態與生命週期

八種狀態

狀態	意思
開啟	剛建好，正在等調撥批次把它納進去
暫停	先擱著，暫時不讓它進規劃
已規劃	已經被某個調撥批次抓走、納入規劃了
已送出	它關聯到的調撥單已經送出了
已到店	貨已經送到需求地點了
已取貨	客戶 / 會員已經把貨領走了
已結案	整筆都處理完了
已取消	被使用者取消掉了

狀態流轉

開啟 → 已規劃 → 已送出 → 已到店 → 已取貨 → 已結案

下面整理哪些是你自己手動按的、哪些是系統自動做的：

轉換	誰觸發
開啟 ⇄ 暫停	你自己按（在詳情頁的狀態按鈕）
開啟 → 已規劃	系統自動：被調撥批次抓走時就會轉
已規劃 → 已送出	系統自動：關聯的調撥單一送出就會轉
已送出 → 已到店	你自己按「已到店」，系統會自動帶入到店數量＝需求數量
已到店 → 已取貨	你自己按「已取貨」，系統會自動帶入取貨數量＝需求數量
已取貨 → 已結案	你自己按（可以順便填結案原因）
任何未結束狀態 → 已取消	你自己按（可以順便填取消原因）

沒有可以「從開啟直接跳到已送出」的手動按鈕。「開啟 → 已規劃 → 已送出」這一段，是由調撥批次系統在帶動的，不是你在特殊訂單頁上手動點的。只要是上表沒列出來的跳法，系統一律會擋下來（並提示「無效的特殊訂單狀態。」）。

「到店數量」「取貨數量」目前都是系統自動帶入全部的量，沒有給你填「部分數量」的欄位。所以如果客戶只拿了一部分，請改用第九章講的「重新開啟餘量」。

九、與調撥單整合（規劃 / 採購視角）

特殊訂單不會自己變成採購單 / 調撥單。它的作用，是把這筆「額外需求」丟進調撥單的每日規劃（預測批次）裡，讓系統幫你預留庫存、安排調撥。

批次怎麼抓特殊訂單

每次產生調撥批次（也就是預測工作）時，系統會掃過所有狀態還在「開啟」、而且還沒被批次抓走的特殊訂單，再挑出符合下面條件的：

需求地點要落在這次批次的涵蓋範圍內
需要日期要早於或等於涵蓋結束日
門市的需求：只有這個門市這次本來就有調撥單，才會被掛上去
主倉庫（00）的需求：來源必須是主倉

被抓到的單，系統會建一筆「批次連結」，狀態就轉成「已規劃」。挑選的順序是先到先服務（先看需要日期，再看建立時間）。

批次連結卡上的數量

欄位	意思
快照數量	被抓進批次那一刻的需求量
本地供給量	門市自己就能出的量
請求調撥量	還差、要從倉庫調過來的量
目前調撥量	目前實際分到的調撥量
已送出調撥量	調撥單送出後就鎖住的量
未滿足餘量	到現在還沒補足的差額（這是系統幫你算出來的）

三個常見動作

動作	在哪做	效果
釋放已規劃特殊訂單	在調撥批次頁	趁調撥單還沒送出前，把已規劃的特殊訂單退回「開啟」、讓它脫離這個批次（連結會轉成「已釋放」）
重新開啟餘量	在特殊訂單詳情頁的批次連結卡	當未滿足餘量大於 0 時，把差額另外開成一筆全新的「開啟」訂單，留給下一個批次再規劃
查看關聯特殊訂單	在調撥批次頁點「開啟關聯特殊訂單」	看這次批次掛了哪些特殊訂單、有幾筆逾期、有幾筆還有餘量

規劃 / 採購人員平常主要是在調撥單批次頁看特殊訂單的彙總（像是關聯了幾筆、有幾筆逾期、未滿足餘量還剩多少），不用一筆一筆點進特殊訂單頁去看。另外，系統也會把已經完成的量（已送出 / 已取貨 / 已結案）回報給預測引擎，這樣才不會重複計算。

十、鎖定規則

當一筆特殊訂單正被某個調撥批次抓著（也就是已經關聯到批次，而且狀態是已規劃 / 已送出 / 已到店 / 已取貨）時，這筆就會被鎖定。

在鎖定的狀態下，你只能改「備註」和「預計到貨日」，其它欄位（客戶、商品、數量、需要日期…）都不能動。這時畫面會提示「這筆訂單目前由一個啟用中的批次持有，現在只能編輯備註與 ETA。」

如果你要改的不只是這兩項，請先到調撥批次頁把這筆「釋放」掉，讓它回到「開啟」狀態，就能全部重新編輯了。

十一、權限說明

特殊訂單就只用一個權限：「管理特殊訂單」（special_orders.manage）。只要有這個權限，你就能看列表、看內容、新增、編輯、做狀態操作、匯入；沒有的話，連選單和按鈕都看不到。

角色	是否有「管理特殊訂單」
系統管理員（Admin）	有
客戶成功（CSM）	有
零售（Retail）	有
調撥單管理員	有
業務（AE）	無
司機（Driver）	無

在調撥批次頁做「釋放已規劃特殊訂單」這個動作，看的是調撥單管理權限，不是這個權限（因為這動作其實是在調撥單的畫面裡進行的）。

十二、常見問題

Q1：我剛建好的特殊訂單，今天的調撥單怎麼沒看到？

調撥批次目前是一天只跑一次，在凌晨綁定。所以你當天才建的特殊訂單，當天不會自動排進今天的調撥單。你可以選擇等明天凌晨的批次把它納進去，或是直接聯絡倉管，走人工特殊處理。（這點和調撥單說明書的 Q3 / Q4 一樣）

Q2：為什麼商品搜尋不到 / 不能選 / 儲存被擋？

因為商品必須是「可調撥」的才行。搜尋面板會用綠色標「可調撥」、橘色標「不可調撥」；橘色那種是照調撥政策被排除掉的，所以不能拿來建特殊訂單。

Q3：這筆訂單突然不能編輯（欄位變灰）？

那是因為它被調撥批次鎖住了（詳見第十章），現在只能改備註和預計到貨日。如果要改其它欄位，請先到調撥批次頁把這筆「釋放」掉。

Q4：客戶最後只要一部分量，怎麼處理剩下的？

到詳情頁的批次連結卡，點「重新開啟餘量」，系統就會把未滿足餘量另外開成一筆新的「開啟」訂單，留給下一次批次再規劃。

Q5：已取消 / 已結案的單去哪了？

它們還在，只是列表預設不會顯示這兩種狀態。你只要在篩選的狀態勾選裡，把「已結案」「已取消」勾起來，就看得到了。

Q6：「已到店」「已取貨」可以填部分數量嗎？

不行。系統一律會自動帶入全部的量。如果有短缺，請改走「重新開啟餘量」處理。

Q7：「預計取貨截止日」為什麼都是空白？

因為目前系統沒有任何地方會去填這個欄位（它只是拿來顯示用的），所以一般情況下都會是空白，除非是舊資料或匯入時就帶進來的值。

Q8：客戶 ID 一直被擋說找不到？

因為客戶 ID 一定要對得上真實的據點或會員主檔。建議你先用右側的「客戶搜尋」把正確的 ID 查出來，再填進去就不會被擋了。

Q9：建立來源「手動 / CSV 匯入 / 舊資料匯入」差在哪？

手動：你在新增頁一列一列建出來的
CSV 匯入：你在 import 頁上傳檔案匯進來的
舊資料匯入：系統當初搬進來的歷史客製訂單

Q10：誰建立、誰改的，查得到嗎？

查得到。詳情頁的「稽核資訊」會列出建立時間 / 員工、更新時間 / 更新者；而且每一次建立、匯入、編輯、狀態變更、重新開啟餘量，系統都會留下稽核紀錄。

需要協助？
系統故障 / 批次沒抓到 → 工程值班（Google Chat）
流程疑問 → 陳梓維（chenziwei@hisunfoods.com）
業務決策 → 直接主管

本說明書會隨系統更新而修改。最新版本請以 Dawu 系統內公告為準。
最後更新：2026-06-04